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  • AutorenbildSebastian Klemm

Desksharing-Rollout für mehrere tausend Mitarbeitende umgesetzt

Aktualisiert: 13. Dez. 2023

Zusammenarbeit bei den raum rebellen

In diesem Blogpost geben wir Ihnen einen kurzen Einblick, wie wir unseren Kunden, die LBBW Corporate Real Estate Management GmbH – kurz LBBW CREM - bei ihrem Desksharing-Rollout im New Work-Gedanken in den letzten 18 Monaten unterstützt haben.


Der grobe Projektumfang: Im laufenden Betrieb wurden kontinuierlich Schreibtische in höhenverstellbare Tische getauscht, Woche um Woche Umzugsbewegungen koordiniert, tausende Umzugskartons bewegt und Tische, Stühle, Sideboards und Pflanzen neu verortet.



Wie gelingt das Zusammenspiel mit allen Organisationseinheiten und Gewerken, noch dazu verteilt auf mehrere Gebäude am Standort?

Zuerst gibt es ein großartiges Team! Herzlichen Dank an alle CREM Kolleg*innen und Projektpartner. Mit viel Humor, Einsatz, ein paar grauen Haaren und vor allem aber auch mit speziellen Tools ist dieser Kraftakt gelungen und wurde der Überblick gewahrt. Wir stellen Ihnen einige Werkzeuge vor, die wir zur Unterstützung unseres Kunden während des Projektverlaufes entwickeln und einbringen konnten.


Zuerst kam die Tapete

Um überhaupt erste Abhängigkeiten auszuloten, Struktur und einen visuellen Überblick zu generieren haben wir eine dynamischen Prozessabbildung, eine umfassende Standortbetrachtung der Gebäude und der zukünftigen Gebäudestrategie inklusive aller räumlichen Kapazitäten durchgeführt. Darin wurden alle Organisationseinheiten mit Ihren bisherigen Arbeitsplatzzahlen sowie den im Ziel avisierten Desksharing-Plätzen analysiert und ihre gewünschten Kommunikationsbeziehungen und Besonderheiten berücksichtigt.


Tapete wegen der schieren Größe der geplotteten Datei. Keine Einheit, keine Fläche, keine Besonderheiten fiel durchs Raster und die geplanten Aktionsschritte entsprachen den individuellen Anforderungen der Organisationseinheiten bestmöglich.


Bei solchen Projekten geht es nicht ohne Planungsüberraschungen. Um saubere Standards und optimale Raumausnutzungen sowie die Einhaltung aller Planungsnormen bei wechselnden Raum Kubaturen umzusetzen, bedarf es einiger weiterer Tools.

Möbelblöcke mit Sinn

In einer speziell erstellten Bibliothek haben wir den neuesten Möbelstandard der LBBW integriert. Mit Scripten, Attributen, Piktogrammen und weiteren „Features“ ist so planungstechnisch eine saubere Struktur abbildbar und auch Aktionen für unterschiedliche Gewerke werden sofort erkennbar.


Raummodule oder "unsere ASR-Bibel"

Wechselnde Raum Kubaturen mit unterschiedlichen architektonischen Rahmenparametern wie z.B. Säulenpositionen, Zwischentüren, Raumtiefen, Einbauschränken und Brüstungen bedingen oft eine individuelle Planung. Wir haben es jedoch geschafft mit einem Planungsstandard für jede dieser Raumsituationen die jeweils maximale Arbeitsplatzbelegung unter Berücksichtigung der technischen Richtlinien für Arbeitsstätten (ASR) abzubilden.


„Tetris“ spielen durften wir auch!

Welche Fläche wann frei ist, welcher Schritt wann erfolgt oder vorhergehende Maßnahmen bedingt, welche terminlichen oder baulichen Abhängigkeiten sind zu berücksichtigen? Dieses planerische Zusammenspiel fand bald seinen treffenden Namen: Tetris. Wie im Tetris setzen wir unterschiedliche Bausteine als visuell hervorgehobener Prozess sauber und passend aufeinander: Vorlaufzeiten, Abhängigkeiten, Freigaben, Clusterungen sowie die einzelnen Umsetzungen oder Räumungen.

Durch diese vorausschauende Strukturierung der Umzugsprozesse wurde sichergestellt, dass alle beteiligten Organisationseinheiten rechtzeitig für die Veränderungen vorbereitet sind und ein bestmöglicher und reibungsarmer Start ins Desksharing erfolgen konnte.

Die komplexe Abfolge der "Tetris"-Bewegungen wurde im Projektablaufplan dokumentiert. So wurde auch für alle Gewerke transparent, zu welchem Zeitpunkt sie mit spezifischen Planungsinformationen rechnen konnten.


It’s a match!

In der Umzugsplanung lag besonderes Augenmerk auf der vorausschauenden Koordination der IT-Hardware-Bewegungen und Roll-outs: Eine präzise Festlegung der Herkunft und Zieldestinationen, Berücksichtigung von Spezial-Ausstattung, sowie die Identifikation und Dokumentation der Anlagegüter.


Zur transparenten Darstellung und effektiven Kommunikation dieser Hardware-Bewegungen wurden sogenannte "Matchlisten" erstellt. Diese Listen dienten nicht nur der präzisen Abbildung jedes Technik-Umzugs, sondern ermöglichten ebenso die Koordination des Verbleibs und der weiteren Nutzung freigewordener Technik.


Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll das Zusammenspiel und die Effizienz eines gewerkeübergreifenden Teams, das in der Lage war, Woche um Woche die Logistik und eine neue Bürowelt für die Nutzer bei laufendem Betrieb fristgerecht umzusetzen.
 
die raum rebllen GmbH

Als raum rebellen setzen wir uns für die Realisierung moderner Arbeitswelten bei unseren Kunden und deren Mitarbeitende ein. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Strukturen und Zusammenhänge in Kontext zu setzen. Wir erstellen Ablauf-, Entwurfs-, Detail und Ausführungsplanungen und begleiten deren räumliche Umsetzung - sowohl planerisch als auch koordinativ vor Ort.

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